Informaticien interne ou externalisation : le calcul complet sur 3 ans

« Un salaire d’informaticien par mois ou un abonnement chez une société de support ? » — voilà à quoi ressemble le premier calcul que fait tout dirigeant arrivé à cette question. C’est aussi le premier calcul faux : il compare deux chiffres qui ne contiennent pas les mêmes choses. Le salaire n’est pas le coût du salarié, et l’abonnement n’est pas forcément tout le coût de l’externalisation.

Cet article ne vous donne pas de verdict — pour certaines entreprises, le salarié interne est réellement le bon choix — mais il vous donne la feuille de calcul complète : toutes les lignes de coût de chaque option, sur un horizon de trois ans, plus les risques qu’aucune feuille de calcul ne capture. À la fin, vous pourrez faire le compte avec les chiffres de votre entreprise, pas avec les nôtres : vous ne trouverez volontairement ici aucun montant « moyen du marché », car les seuls chiffres qui comptent sont ceux des annonces d’embauche auxquelles vous répondriez et des offres que vous recevriez.

Pourquoi la comparaison sur un mois ment

Les coûts des deux options ont des rythmes différents. Avec un salarié, les dépenses viennent par vagues : le recrutement au début, les équipements et la formation les premiers mois, les congés chaque année, et au bout de deux ou trois ans — statistiquement parlant, un jour ou l’autre — le départ, qui relance tout le cycle à zéro. Avec l’externalisation, le coût est presque plat : l’abonnement mensuel, plus les projets ponctuels. Une comparaison sur un seul mois « calme » favorise automatiquement le salarié ; une comparaison sur trois ans, vagues comprises, montre la réalité. C’est pourquoi le bon horizon est pluriannuel.

Le coût complet du salarié interne

Les lignes à mettre dans la colonne « interne », année après année :

• Le coût salarial total employeur. Ni le salaire net, ni même le brut de l’annonce : demandez au comptable le chiffre « coût total employeur » pour ce brut — il est plus élevé que le brut et c’est le seul chiffre correct pour le calcul.
• Le recrutement. Votre temps et celui des collègues pour les entretiens, l’éventuelle commission d’agence, plus les mois où le poste reste vacant. Les bons informaticiens sont difficiles à trouver dans tout le pays, pas seulement dans les grandes villes.
• Équipements et outils. Ordinateur portable, licences, outils d’administration et de supervision — qu’une société de services possède déjà, mais que votre salarié vous demandera.
• La formation continue. Les technologies informatiques changent vite ; une personne qui ne se forme pas en permanence devient, en quelques années, un coût qui ne couvre plus les risques actuels. Budgétez des cours et des certifications chaque année.
• Les absences. Congés payés, jours de maladie, formations : au total, quelques semaines par an où l’entreprise reste sans informaticien ou paie une couverture externe. Écrivez explicitement dans le calcul qui assure le remplacement.
• La rotation du personnel. Si la personne part la deuxième ou la troisième année, vous payez de nouveau le recrutement, le trou de couverture et les mois d’adaptation du remplaçant. Ce n’est pas une certitude, mais c’est un risque à probabilité réelle — traitez-le comme une ligne de coût pondérée, pas comme une hypothèse optimiste.

Le coût complet de l’externalisation

La colonne « externe » a moins de lignes, mais exige de lire le contrat attentivement :

• L’abonnement mensuel — le chiffre de l’offre, multiplié par 36 mois.
• Ce qui n’est pas inclus dans l’abonnement. C’est ici que se cachent les différences entre les offres : les interventions sur site, les heures au-delà du plafond, les projets (migrations, nouvelles mises en place), les équipements. Demandez la liste des exclusions par écrit et estimez ce que vous en consommerez de façon réaliste en un an.
• La transition initiale. Reprise de l’infrastructure, documentation, éventuelles corrections urgentes découvertes au début — en général un effort unique, au démarrage.
• Les conditions de réponse. Le temps de réponse garanti (SLA) par niveau d’urgence fait partie du prix : un abonnement bon marché avec une réponse « quand nous pourrons » vous coûte cher au premier incident sérieux. Les questions à poser avant la signature — y compris sur la résiliation et la remise de la documentation au départ — sont systématisées dans la foire aux questions sur les prix et les contrats.

Ce qu’aucune feuille de calcul ne capture

Trois différences structurelles qui n’ont pas de ligne dans Excel, mais qui décident souvent du résultat :

Une personne face à une équipe. L’administration informatique moderne exige des compétences de domaines différents : réseau, sécurité, licences, cloud, sauvegarde, plus les obligations de conformité qui se sont multipliées — de RO e-Factura (la facturation électronique roumaine) avec son délai de 5 jours ouvrables jusqu’à SAF-T et la déclaration D406, qui impliquent directement les systèmes de l’entreprise. Il est rare de trouver toutes ces compétences chez une seule personne, quel que soit le salaire.

La continuité. Le salarié interne prend des congés, tombe malade, démissionne. Une équipe externe ne disparaît pas en un seul jour — la continuité est précisément le produit qu’elle vend.

Le point unique de défaillance. Le risque le plus sous-estimé : les mots de passe, les configurations et l’historique des décisions vivent dans la tête d’une seule personne. À son départ — surtout un départ conflictuel — l’entreprise découvre à quel point son informatique est peu documentée. Exigez une documentation écrite quelle que soit l’option choisie ; en externalisation, inscrivez-la dans le contrat.

La feuille de calcul sur 3 ans, pas à pas

1. Faites deux colonnes : « interne » et « externe », sur 36 mois.
2. Côté interne : coût total employeur × 36, plus le recrutement (une fois, au départ), les équipements et licences annuels, la formation annuelle, la couverture des absences et le risque de rotation pondéré selon votre jugement.
3. Côté externe : l’abonnement × 36, plus la transition initiale et la consommation réaliste des services non inclus.
4. Ajoutez sous chaque colonne les risques non quantifiables ci-dessus — au moins sous forme de liste, pour qu’ils pèsent dans la décision.
5. Avant tout, mesurez le volume réel : comptez pendant un mois entier les demandes informatiques de l’entreprise — de « l’imprimante ne marche pas » aux pannes de système. Beaucoup d’entreprises de 10–50 salariés découvrent que leur volume réel n’occupe pas un temps plein ; d’autres découvrent le contraire. Ce chiffre décide de tout.

Quand le salarié interne est le bon choix

Pour qu’il soit clair qu’il n’existe pas de réponse unique : l’interne gagne en général là où le volume mesuré occupe réellement un temps plein, là où l’activité exige une présence physique quotidienne — une production avec des machines connectées, par exemple — ou là où un système interne critique exige quelqu’un qui lui soit exclusivement dédié. Et il existe la variante hybride, fréquente en pratique : une personne en interne pour les opérations quotidiennes, plus un contrat externe pour les spécialisations qu’une seule personne ne peut pas couvrir — sécurité, projets, pics de charge.

La prochaine étape

Commencez par la mesure d’un mois du volume de demandes, puis remplissez les deux colonnes avec des chiffres réels : le brut des annonces d’embauche actives pour le poste dont vous avez besoin et deux ou trois offres concrètes d’externalisation. Le calcul se fait en une soirée — la décision reste la vôtre. Si vous voulez voir exactement ce qu’inclurait un contrat de services pour votre entreprise, demandez une structure détaillée sur la page d’externalisation informatique (outsourcing IT).