Au trecut două luni și jumătate de când regulile RO e-Factura s-au schimbat din nou. De la 1 ianuarie 2026, facturile se transmit în sistem în termen de 5 zile lucrătoare de la emitere — nu 5 zile calendaristice, ca înainte — iar obligația acoperă B2B, B2C și B2G, plus facturile emise către persoane impozabile nerezidente înregistrate în scop de TVA în România.
Pe hârtie, trecerea la zile lucrătoare arată ca o relaxare. În practică, includerea B2C aduce în sistem un volum de facturi pe care multe firme îl gestionau până acum complet în afara lui, cu totul alte instrumente și alte obiceiuri. Iar termenul, oricum l-ai număra, rămâne un termen: cineva sau ceva trebuie să-l urmărească pentru fiecare factură în parte.
Articolul e pentru administratori și directori economici care vor să știe dacă sistemul lor de facturare ține pasul cu regimul din 2026 — și ce anume trebuie verificat, punct cu punct, înainte ca răspunsul să vină de la ANAF.
Ce s-a schimbat de la 1 ianuarie 2026
- Termenul de transmitere: 5 zile lucrătoare de la emitere, în locul celor 5 zile calendaristice. Weekendurile și sărbătorile legale nu mai consumă din termen — o factură emisă vineri nu mai „arde” două zile degeaba.
- B2C: facturile către consumatori finali intră în sistem. Pentru comerț, servicii și e-commerce, asta e schimbarea cu adevărat structurală.
- Nerezidenții: obligația s-a extins și la facturile emise către persoane impozabile nerezidente înregistrate în scop de TVA în România — relevant dacă ai clienți străini cu cod de TVA românesc.
De ce „zile lucrătoare” nu înseamnă relaxare
Schimbarea ajută la aritmetică, nu la disciplină. Termenul mai generos rezolvă cazul facturii emise vineri după-amiază, dar nu rezolvă întrebarea de fond: cine urmărește, factură cu factură, că transmiterea chiar s-a întâmplat?
Într-un proces manual, răspunsul e de obicei „persoana de la facturare, când apucă”. Cineva exportă fișierul, îl încarcă în Spațiul Privat Virtual, verifică dacă a trecut de validare, corectează dacă nu. La zece facturi pe lună, merge. La volumul pe care îl aduce B2C, procesul manual nu se mai ține de termen nici cu cele mai bune intenții — și cedează exact în perioadele aglomerate, când facturile sunt multe și oamenii puțini.
Concediile sunt testul clasic: termenul curge indiferent cine e plecat. Dacă transmiterea depinde de o singură persoană, ai un punct unic de eșec cu termen legal atașat.
B2C: partea cu adevărat nouă
Firmele care vând către persoane fizice — magazine, servicii, comerț online — au acum obligația de a trece și aceste facturi prin sistem. Concret, asta ridică trei întrebări pentru infrastructura ta de facturare:
- Programul de facturare sau platforma de e-commerce generează fișierul XML în formatul cerut și pentru clienți persoane fizice, cu particularitățile lor de identificare?
- Fluxul e automat sau cineva trebuie să „împingă” manual fiecare factură către sistem?
- Volumul: dacă emiți zeci sau sute de facturi B2C pe lună, orice pas manual se transformă în ore de muncă repetitivă și în erori.
Dacă vinzi prin mai multe canale — magazin fizic, site, marketplace — verifică fiecare canal separat. Experiența arată că exact canalul „mărunt”, adăugat cândva provizoriu, e cel care nu trimite nimic nicăieri.
Lista de verificare pentru sistemul tău
- Transmiterea: softul trimite automat facturile către sistem sau așteaptă o acțiune umană? Dacă așteaptă, cine o face și cine o face când titularul lipsește?
- Erorile de validare: o factură respinsă de sistem trebuie corectată și retransmisă în interiorul aceluiași termen. Cine vede respingerile și cât de repede?
- Evidența termenelor: există undeva o listă a facturilor emise dar netransmise, cu numărul de zile rămase? Sau afli abia când e târziu?
- Arhivarea: unde se păstrează fișierele XML transmise și răspunsurile sistemului, și cine le găsește peste doi ani, la un control?
- Alertele: primește cineva o notificare când o factură se apropie de termen fără să fi fost transmisă? Un e-mail automat costă puțin și salvează mult.
Dacă termeni ca XML sau API îți sună străin, îi găsești explicați pe scurt în glosarul de termeni IT — nu ai nevoie de ei ca să conduci firma, dar ajută să știi ce îți spune furnizorul de soft.
Cum arată un flux automatizat corect
Un circuit sănătos de e-Factura are șase pași, toți fără intervenție umană în cazul fericit: emiterea facturii în softul de gestiune, generarea automată a fișierului XML, validarea locală înainte de transmitere (ca erorile evidente să nu mai ajungă la ANAF), transmiterea propriu-zisă, monitorizarea răspunsului cu retransmitere la erori temporare și arhivarea fișierului împreună cu dovada transmiterii. Omul intervine doar la excepții: o factură respinsă din motive de conținut, un client cu date incomplete.
Multe programe de facturare românești au deja o parte din acest lanț. Diferența dintre „are funcția” și „funcționează la noi” o face configurarea: conectarea la Spațiul Privat Virtual, drepturile de acces, alertele, testarea pe cazuri reale. Pentru firmele cu fluxuri mai speciale — mai multe puncte de lucru, platformă proprie de vânzare, integrare cu un ERP — serviciile de dezvoltare și automatizare acoperă exact acest tip de legătură între sistemele existente și cerințele ANAF, iar întrebările frecvente despre proiectele de automatizare arată la ce să te aștepți de la un astfel de proiect.
Amenzi și zone de risc
Pentru relația cu instituțiile publice (B2G), nerespectarea obligațiilor se sancționează cu amendă între 500 și 1.000 de lei. Pentru celelalte segmente, sancțiunile depind de categoria contribuabilului și de natura abaterii, iar cadrul legislativ se ajustează frecvent — verifică forma în vigoare a legislației înainte să tragi concluzii dintr-un articol, inclusiv dintr-al nostru.
Riscul practic depășește însă amenda în sine: facturi blocate în circuit înseamnă încasări întârziate, discuții cu clienții și ore pierdute cu corecturi. Costul real al unui sistem de facturare neadaptat nu apare într-un proces-verbal de contravenție — apare în fluxul de numerar, lună de lună.
Pasul următor: ia lista de verificare de mai sus și parcurge-o cu persoana care se ocupă de facturare, factură cu factură, pe un caz din luna trecută. Dacă la vreo întrebare răspunsul e „nu știu” sau „depinde de cine e în birou”, acolo e de lucru. Neoxis, firmă de servicii IT fondată în 2015 la Pitești, ajută firme din toată România să-și lege sistemele de facturare de cerințele în schimbare ale ANAF.